L’enjeu d’une réunion participative est avant tout basé sur l’échange entre les participants. Ce type de réunion mise sur la force d’une réflexion collective et chacun a un rôle important à jouer pour atteindre un objectif commun. Elle peut être organisée lors d’un parcours de formation ou tout simplement pour enrichir un projet.
L’organisation et l’animation de réunion participative sont des facteurs essentiels pour la réussite d’une telle démarche. Des pratiques et des outils spécifiques sont mis en avant pour une conduite de réunion pertinente et efficace.
L’animateur d’une réunion participative favorise un cadre collaboratif et sait utiliser les bons moyens pour mettre en place une dynamique positive et productive qui mettra en valeur les compétences de chaque participant. Il faut ensuite en tirer les bonnes conclusions en identifiant les éléments utiles pour la collectivité.
Nous vous expliquons ici les 3 phases de l’organisation d’une réunion participative réussie ainsi que les moyens à mettre en œuvre pour des conséquences positives.
Les 3 phases d’une réunion participative
Si vous organisez une réunion d’équipe basée sur la participation, faites en sorte de vous centrer sur les trois étapes indispensables pour une préparation et une mise en place efficaces. Ainsi, préparez avec soin les invitations en déterminant les personnes les plus en cohérence avec votre projet de brainstorming. Puis, veillez à créer les conditions favorisant la participation avec une disposition adaptée des meubles de la salle. Enfin, préparez avec soin l’animation de la réunion en organisant des activités à la mesure de vos objectifs.
En respectant ce processus de préparation, vous réunirez toutes les chances de faire de cette réunion participative un succès utile et enrichissant pour les participants et l’entreprise. Une bonne préparation vous évitera également de tomber dans des écueils dommageables comme une réunion débat où les avis fusent et où les divergences s’entrechoquent sans produire d’éléments véritablement constructifs. N’oubliez pas qu’il est impératif que chacun se sente acteur de la réunion pour qu’il puisse en tirer des résultats concrets et bénéfiques.
Inviter les bons participants (préparation de la réunion)
Comme pour toute réunion ou formation sur mesure, déterminer le bon nombre de participants et choisir les bonnes personnes est un préalable incontournable et décisif pour la réussite de la démarche.
Il est reconnu que minimum 4 personnes sont nécessaires pour former un groupe pertinent pour des discussions productives et créatives. En revanche, il ne faut pas envisager plus de 10 à 12 personnes si vous souhaitez un maximum d’efficacité. Un groupe réunissant plus de 12 personnes aura du mal à trouver des consensus et à converger vers une solution et des décisions communes.
Choisir les bons profils et les personnes est également une étape essentielle. Il est impératif de sélectionner des participants impliqués et concernés par la problématique abordée lors de la réunion.
Ils doivent aussi présenter des compétences adaptées qui apporteront une vision pertinente et des informations concrètes pour traiter les questions examinées. La principale notion à retenir est qu’il ne faut inviter que des personnes qui ont un rôle à jouer lors de votre réunion.
Il est conseillé d’aborder cette étape de préparation avec soin et sans précipitation tant le choix des participants est crucial pour la suite et l’organisation globale de la réunion.
La disposition de la salle d’une réunion participative
Une réunion dure environ 2 heures pour qu’elle puisse rester efficace, à moins de prévoir une pause de 15 minutes environ. Si la réunion est trop longue, les participants seront lassés et pas assez productifs dans les échanges. Veillez à commencer à l’heure convenue et à donner des repères sur le déroulé de la séance.
Le lieu qui accueille un groupe de personnes dans le but d’une réunion participative est essentiel. La disposition des tables, la disposition des meubles et l’ambiance générale de l’endroit sont des éléments importants. Chez MAPIÈCE, nous sommes très attentifs à votre environnement. N’hésitez pas à découvrir nos locaux pour organiser vos réunions.
La disposition des tables doit permettre à tous les participants de pouvoir se voir afin d’échanger avec aisance. En cela, il est préférable de choisir une disposition en U ou une large table ovale. Il est toutefois possible d’imaginer des mises en situation différentes et originales. Une réunion avec des participants debout peut déconcerter, mais être véritablement efficace si la séance est courte et dynamique.
Il faut noter qu’une réunion participative peut aussi être une réunion à distance : le mode d’animation sera identique, mais la disposition de la salle sera remplacée par un accès à des moyens numériques identiques pour tous.
Faire que les participants soient acteurs du processus et de la production des contenus (animation de la réunion)
Faire en sorte que chaque participant soit acteur passe tout d’abord par le fait d’intégrer chacun dans le groupe. Pour cela, une phase de présentation individuelle est une base primordiale, comme pour toutes les formations.
Pour que les personnalités, même les plus timides et introverties trouvent leur place au sein du groupe, il peut être intéressant de prévoir des activités comme un atelier de créativité pour entreprises ou une séance de design sprint. En misant sur le potentiel créatif individuel, vous aurez plus de chances de valoriser chaque participant.
Lorsque la démarche nécessite plusieurs réunions, il est nécessaire de faire en sorte que les participants changent de place pour que les interactions diffèrent d’une réunion à une autre. Les discussions et les échanges peuvent ainsi évoluer et le potentiel de toutes les personnalités peut se révéler pleinement dans ces conditions lors d’un brainstorming participatif.
Que se passe-t-il à l’issue d’une réunion participative ?
À la fin d’une ou plusieurs réunions participatives, il est nécessaire de veiller à transmettre tous les moyens aux participants pour que des actions concrètes en découlent : document de synthèse, compte rendu des décisions, etc. Ainsi, en transmettant un maximum d’informations, vous favorisez la prise en compte des avancées apportées par les échanges. C’est aussi indispensable à la fin d’une séance en vue d’une prochaine réunion.
Les prérequis sont évidemment une bonne préparation avec la définition d’objectifs précis et réalistes et un plan d’actions. Lors de la réunion, l’animateur aura pris soin de favoriser des processus de prise de décisions issus d’un travail et d’un consensus de groupe. Chacun se sera aussi engagé, au moins verbalement, à mettre en action les décisions prises.
